Proje iş planı nasıl olmalı

2 Şubat 2010 – 16:20

Bana ulaşan ve görüşüm ya da değerlendirmem istenen proje iş planlarında (ağız alışkanlığıyla business case diyoruz) çoğunlukla aradığım şeyleri bulamıyorum, ya da orada olsalar da çok dağınık-detaylı-yüzeysel buluyorum. Son dönemde bir şekilde bazı formatların yaygınlaşmasıyla daha anlaşılır planlar gelmeye başladı, ama yine de hala çoğu plan fazla eksik geliyor. İş planı, projenin özet sunumuyla birlikte, ilgili kişiler için önemli bir değerlendirme kriteridir, o nedenle bu dokümanın dikkatli hazırlanmasında fayda var.

Ben kendi iş planımı Excel‘de hazırlıyorum. Kullandığım temel bir format var, ama farklı işlerde farklı şekilde adapte edebiliyorum. Yaptığım şey aslında tam olarak 5 yıllık gelir / gider planı, ve bunun detaylandırılması.

Öncelikli olarak, iş planının merkezinde mutlaka bir Gelir Tablosu oluşturuyorum. Gelir tablosunu da çoğunlukla önümüzdeki iki yıl için aylar bazında, sonraki üç yıl için de çeyrek yıl ya da yıl olarak gösteriyorum. Gelir tablosu standart bir gösterim, ve okuması da alışkın bir göz için çok kolaydır, o yüzden çok iyi bir referans olur. Ama Gelir Tablosu’nun içinde hiç bir hücreye doğrudan sayı girmem: her bir hücre, başka sayfalara linklidir.

Daha sonra, projenin gelir ve giderini bağlayacağım temel bir gösterge bulmaya çalışıyorum. Bu da çoğunlukla site için öngördüğüm ziyaretçi/üye/vs sayılarıdır. Elimden geldiğince, tüm gelirleri ve giderleri bu temel değere bağlamaya çalışırım. Tabi bu ziyaretçi sayılarını da pazarlama bütçesine bağlamak gerekir. Dolayısıyla aslında ilk yaptığım şey, aylara bağlı olarak pazarlama harcamalarını, buna bağlı olarak da ziyaretçi sayılarını göstermek olur.

Temel sayıları oluşturduktan sonra işim çok kolaylaşır. Öncelikle her bir gider başlığı ve gelir başlığı için ayrı ayrı sayfalar oluştururum. Pazarlama (ki en başta oluşturmuştum), personel, operasyonel giderler, reklam gelirleri, diğer gelir başlıkları kendi özel sayfalarında yer alır. Bunlardan ziyaretçi sayılarına bir katsayıyla bağlayabildiklerimin tamamını bağlarım. Örneğin reklam gelirinde ziyaretçi sayısını belirli bir sayfa gösterim katsayısıyla çarpar, onu da her ay için farklı bir CPM değeriyle ve reklam kullandırım oranıyla çarparım. Eğer bu olmuyorsa, içeride bazı linkler kurarım: Operasyonel giderlerin bazı kalemlerini personel sayısına bağlamak gibi. Tabi ki her şeyi birbirine bağlamak mümkün değil, ama olabildiğince çok sayıyı bağlarsanız, daha sonra bir değişiklik yapmak, farklı senaryoları test etmek istediğinizde, yalnızca bir kaç kalemle oynamanız yeterli olacaktır.

Burada dikkat etmek gereken nokta, Gelir Tablosu’nda sütunlarda kullandığımız zaman formatını diğer tüm sayfalarda aynı şekilde koymak. Yani 12 ay, sonra 1 toplam sütunu, sonra 12 ay, 1 toplam sütunu şeklinde gidiyorsak, formüllerin doğruluğu için tüm sayfalarda bunu yapmalıyız. Böylece her sayfadaki formülleri birbirlerine bağlamak için uğraşmamıza gerek kalmaz, ve sayfa ve hücre sayısı çok arttığında hata yapma olasılığımız azalır.

Bu dokümanı gönderdiğiniz çoğu insan için yalnızca bir iki sayfa gerçekten ilgi çeker. Ama kesinlikle herkesin aşina olduğu Gelir Tablosu’nu ön planda tutmak, yakın zaman için aylar detayında vermek, ve inceleyen kişinin de belli sayılarla oynayarak kendisine göre senaryoları test etmesini sağlamak, ne yapmak istediğinizin kolay anlaşılması için önem taşıyor.

  1. “Proje iş planı nasıl olmalı” için 8 Yorum

  2. Güzel, gerekli ve kapsamlı bir anlatım olmuş, elinize sağlık Çağlar Bey. Keşke sizde, parça parça Excel görüntüleri ile görsel örneklemeler yaparak detaylandırsaydınız.

    Mustafa Avcı tarafından 3 Şub 2010 tarihinde

  3. Evet bahsi geçen excelin bir kısmını olsun görebilsek çok faydalı olabilirdi.

    Ertuğrul tarafından 15 Şub 2010 tarihinde

  4. çağlar bey elinize sağlık güzel yazmışsınız fakat yukarıdaki arkadaşların bahsetiği gibi bu yazıyı excel sayfası ilede daha güzelleştiree bilirdiniz

    ŞÜKRÜ DAĞ tarafından 16 Şub 2010 tarihinde

  5. Excel’i buraya koymadım, çünkü 1- zaten gösterebileceğim başlıklar yazıda yazdığım gibi standart bir gelir tablosu; nette binlerce örneği bulunabilir 2- diğer kısımlar projeye göre değişir, ve açıkçası projeler için gizli bilgilerdir. Boş bir gelir tablosunun yazıya ek değer katacağını düşünmüyorum. Yazıda belirttiğim ilerleyişin bu tarz bir plan yaratmak için yeterli olacağını umuyorum.

    Caglar tarafından 16 Şub 2010 tarihinde

  6. Çağlar Bey,iş planı hazırlıyorum.En son yorumda,”projeler gizli bilgilerdir” cümlesi var.
    Peki,biz nasıl güvenecegiz sizlere veya sizin gibilere.Mesela,iş planı verecegimiz kişilerin parası var.İş fikrini begendimi parası ile yaptırabilir.O iş fikrine tamamen kendisi sahip oluyor.Bundan nasıl korunabiliriz.İş planında neler olmalı-olmamalıdır.Fikirlerinizi bekliyorum.
    Hoşcakalın.

    Serdar KARAÇAY tarafından 6 Mar 2010 tarihinde

  7. En son yorumda projeler gizli bilgilerdir değil, projeler için gizli bilgilerdir demiştim. Sözettiğim yer de standart gelir tablosunun ayrıntıları, yani gelirle ilgili öngörülerimiz, beklentilerimiz. Bunun fikirle bir ilgisi yok. Dediğiniz konu çoğu fikir sahibinin aklındadır. Buna yanıtım şu: bu bir risk, riski üstlenip üstlenmemek sizin karar vermeniz gereken bir konu. Kesin olarak fikrinizi paylaştığınız kişinin bunu “çalmamasını” sağlamak malesef mümkün değil. paylaşmanızın size getirisini ve paylaştığınız kişinin riskini tartıp, bir karar vermeniz gerek.

    Caglar tarafından 6 Mar 2010 tarihinde

  8. Merhaba Caglar Bey,

    Kisisel gorusum; hazirlanan is planlarinda gelir ve gider kalemlerinde arti eksi %15 lik yanilma payi ile hedeflerinizi tutturabiliyorsaniz basarili bir plan hazirlamissiniz demektir. Ben bugune kadar hic bir sekilde tutturamadim. Sizin bu konudaki tecrubeniz nedir ?

    Bende sizin gibi is planlarini excelde benzer formatda bir tabloda olusturuyorum. Benim bir projeyi hayata gecirirken kullandigim 2 dosya daha var bunlar operasyonel anlamda is planini cok iyi sekilde destekliyor. Yaziyi okuyan arkadaslara yardimci olmasi icin paylasmak istedim.

    1. Dosya Nakit Akisi Tablosu; is plani gibi excelde hazirladigim bir dosyadir. Is planiniz ne kadar iyi olursa olsun nakit akisini kontrol edemeden projenizi hayata geciremezsiniz. Bu dosyada gecmiste yaptigim odemeleri ve onumuzdeki aylarda yapacagim odemeleri takip ederim. Dosyayi projeye baslamadan once hazirlarim gelir ve gider kalemleri icin ayri ayri sayfalar yaratdikdan sonra aylik bazda onumuzdeki 3 seneyi girerim. Genelde gelir ve gider kalemleri farkli dovizlerde oldugu icin tum bunlari toplarak gosteren ozet sayfasina aktaririm. Kredi odemeleri, kiralar, maaslar vs hangi ay ne kadar odeme yapmam gerektigini gorurum. Satislardan olan gelirleri veya vadesi gelen gellirleride gelir kismina yazdigimda sirketin ek sermayeye ihtiyaci olup olmadigini gorurum. Dosyayi merak eden arkadaslar asagidaki adresden ornek dosyayi gorebilir.

    2. Dosyada Proje Yonetim Tablosu; tahmin edebilceginiz gibi vakit nakitdir, projeye baslamadan once her asamayi Microsoft Project e girerim daha sonra prerequestleri tanimlarim ve her asama icin bir deadline veririm. Boylece projenin planlandigi gibi zamaninda tamamlanip tamamlanamiyacagini takip ederim. Bu dosyayi projeye baslamadan once hazirlamak ve proje basladiginda ise gerceklesen isleri takip etmek cok onemli. Bazen gozden kacan onemsiz bir is kalemi yuzunden projenizi hayata gecirmekde gecikebiliyorsunuz. Gec kaldiginiz her gun size personel maaslari, ofis kirasi gibi ek maliyet getiriyor.

    http://www.resimservis.com/resim/51/ornek-nakit-akis-tablosu.jpg

    http://www.resimservis.com/resim/52/ornek-nakit-akis-tablosu-giderler.jpg

    http://www.resimservis.com/resim/53/ornek-proje-takip.jpg

    MrCha0s tarafından 14 Mar 2010 tarihinde

  1. 1 Trackback(s)

  2. Ağu 4, 2014: Proje İş Planı Nasıl Olmalı | Şirket Ortağım Blog

Yorum yaz